Rutiner og prosedyrer i Brønnøysund Røde Kors.

H1-01

Område: Økonomi

Avdeling: Hjelpekorpset

Utarbeidet av: FEK

Godkjent dato:

Vedtak nr:

Revidert dato:

Formål:

Sikre at Hjelpekorpsets økonomi blir ivaretatt på en slik måte som tilsvarer Norges Røde Kors lovverk og god regnskapsskikk. Ha gode rutiner for betalinger og håndtering av Hjelpekorpsets midler, sørge for at Hjelpekorpsets inntekter tilsvarer forbruket, og at de økonomiske pålegg og vedtak fra årsmøtet følges. Hjelpekorpset fører regnskap etter "regnskapsprinsippet".

Beskrivelse:

Generelt:

Alle papirer som tilhører Hjelpekorpsets økonomi skal til en hver tid være arkivert på Røde Kors huset. Økonomi settes som fast post på styremøte (minimum hver 3. mnd), slik at det er mulighet til eventuelt budsjett endringer og at hele styret kan ta del i Hjelpekorpsets økonomisk styring. Kontoplan vedtatt av Norges Røde Kors skal benyttes.

Regnskapsførsel:

Regnskapet til Hjelpekorpset skal føres av eksternt regnskapsfirma, fortrinnsvis samme firma som lokalforeningen bruker. Alternativt kan annen regnskapsfører brukes, men denne skal da kunne dokumentere utdanning innen regnskapsførsel. Uansett hvilken løsning det velges skal det skrives avtale om regnskapsførsel og honorar. Regnskap skal kunne hentes ut minimum måned for måned eller ved behov. Styret skal vedta og protokollføre hvilket firma som benyttes. Bilag skal leveres til regnskapsfører en gang pr mnd.

Betaling av regninger:

Regninger som Hjelpekorpset påfører seg skal ved betaling være attestert av leder og av den som styret velger til utføre selve betalingen. Ved leders fravær skal regning attesteres av den som styret utpeker. Annet enn drifts forbruk skal være godkjent og protokollført av styre, og kopi av vedtak skal legges ved i regnskapet. Det er viktig at regninger blir betalt før eller på forfall slik at ekstra gebyrer ikke påkommer. Det skal benyttes nettbank ved betaling og dette gjøres på Røde Kors huset.

Håndtering av kontantbeholdning:

Hvis Hjelpekorpset har kontantbeholdning skal dette oppevares på Røde Kors huset innelåst i egen kasse / skap, slik at det er begrenset tilgang. Det skal føres kassedagbok over beholdningen og den skal jour føres hver måned og underskrives av leder og den som styret utpeker til dette. Det tas kopi av kassadagbok og legges ved regnskapet. Kasse og kassadagbok skal fremlegges på årsmøtet for kontroll. Kassabeholdning skal ikke overstige kr 2000,-

Budsjett:

Budsjett vedtas på årsmøtet og det er styret sin plikt å følge dette, styret har til rådighet de midlene årsmøtet har satt. Styret kan til en hvis grad omdisponere midlene på de forskjellige poster så lenge det ikke påvirker planlagt aktivitet som er vedtatt av årsmøtet. Unntatt dette gjelder de midler som er av årsmøtet satt om prosjekt, spesielle innkjøp eller som egen post på budsjettet.

Bankkonto:

Det er en fordel at Hjelpekorpset har minst mulig bankkonto slik at det blir lettere å holde oversikt over disponible midler, uansett kan det være en fordel å operere med en brukskonto og en prosjekt konto slik at øremerkede midler fysisk holdes avskilt fra bruksmidler. Disposisjons rett på bankkonto er de som styret vedtar og protokollfører, kopi av vedtak leveres bank umiddelbart etter vedtak.

Utestående fordringer:

Hvis hjelpekorpset har utestående fordringer skal dette sendes krav om med 14 dagers betalingsvarsel. Regninger utsendes umiddelbart etter salg av varer eller tjenester. Det skal brukes en fast regningsmal til dette, der skal det være påført dato, regnings nr, selger, vare/tjeneste, pris/stk pris, forfall, kjøper, konto nr. Det skal også vedlegges kopi av avtalt pris, hvis dette er gjort på forhånd.

Innsamlings av midler:

I de tilfeller der det innsamles kontanter, skal disse telles og kontrolleres av tre medlemmer som styret utpeker. Dette skal føres på eget skjema, og legges sammen med kvittering fra innskudd i bank. Ved bruk av innsamlingsbøsser skal disse til en hver tid være blombert til de leveres inn til telling i bank. Bøssene kvitteres ut på eget skjema av mottaker og kvitteres inn etter bruk. På skjema skal det stå bøsse nr. Dette skal oppevares i regnskapet sammen med innskudds kvittering fra bank.

Betalings kort:

Hvis styret finner det hensiktsmessig kan det anskaffes betalingskort. Disse oppevares innelåst i kasse/skap på Røde Kors huset. Det, hvis mulig etableres et kort system som går på hovedkort og  fire "bruks" kort, henholdsvis bil, båt, scooter og diverse. Det er viktig at dette benyttes rett slik av oversikt over brukte midler blir ført på rett konto. Kode utleveres til dem som leder gir myndighet til å benytte betalingskortene.

Økonomiske avtaler:

Alle forpliktende avtaler vedrørende økonomi skal være godkjent av stryet før de inngås. Ved salg av tjenester skal det benyttes prisliste utarbeidet av styret og det skal være inngått skriftlig kontrakt som inneholder pris, tjeneste/salg, betaling på forhånd. Ved utestående fordringer som ikke lar seg inndrive skal det benyttes inkasso selskap. Styret kan opprette avtale med passende firma. Inkasso saker behandles konfidensielt.